Le télésecrétariat consiste à déléguer à un prestataire qualifié les tâches de secrétariat. De plus en plus d’entreprises, tous secteurs confondus y ont recours pour ses nombreux avantages. Pour réussir l’externalisation du secrétariat, il faut prendre soin de bien choisir le prestataire.

Les avantages du télésecrétariat

La rentabilité

Les services d’un(e) télésecrétaire sont moins onéreux que d’engager un salarié en interne. Le prestataire dispose déjà de tout le matériel nécessaire pour la gestion des appels, de l’agenda et les tâches administratives. L’externalisation du secrétariat réduit les coûts liés à une embauche, surtout pour une mission ponctuelle. L’entreprise cliente rémunère simplement le prestataire à hauteur des tâches qui lui sont confiées.

La flexibilité

L’entreprise commanditaire peut faire appel à un(e) télésecrétaire de manière permanente, comme elle peut demander ses services seulement pour une collaboration ponctuelle, pour garantir une meilleure organisation en interne en cas d’absence de la secrétaire en présentiel par exemple ou pour l’aider durant les périodes de pic. L’entreprise cliente définit aussi elle-même les tâches qu’elle souhaite externaliser.

La qualité

Un(e) télésecrétaire, qu’elle exerce son métier en indépendant ou qu’elle travaille au sein d’une entreprise spécialisée dans le télésecrétariat, bénéficie des qualifications nécessaires dans l’exercice de ce métier. Ce professionnel peut également se spécialiser dans le telesecretariat medical à MADAGASCAR ou dans d’autres domaines pour offrir des prestations à la hauteur des attentes des clients.

Un gain de temps

L’entreprise commanditaire se décharge des tâches de secrétariat et permet à ses collaborateurs de se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée. Elle assure ainsi sa pérennité.

Comment choisir son télésecrétaire ?

Externaliser le secrétariat présente des avantages certains, mais à condition d’établir une collaboration avec le bon prestataire. Pour faciliter le choix parmi la kyrielle de télésecrétaires indépendants et de sociétés spécialisées, l’on peut se référer à ces quelques critères :

L’expérience

Avant d’intégrer son poste, un(e) télésecrétaire est bien sûr formé(e) au métier. Mais pour être certain qu’il/elle puisse être à la hauteur des exigences du donneur d’ordre, il faut tenir compte de son expérience. Un PTE ou une PME peut tout à fait collaborer avec une télésecrétaire junior puisque les tâches seront plus aisées et se limiteront dans la plupart des cas à la gestion des appels et des agendas. Les entreprises de plus grande envergure peuvent nécessiter une expérience accrue. Certains secteurs comme le domaine médical et juridique nécessitant une spécialisation, il faut s’assurer que le prestataire dispose de qualifications supplémentaires.

Les qualités relationnelles

Le(la) télésecrétaire demeure le premier point de contact des clients avec l’entreprise cliente. L’image de l’entreprise repose donc en partie sur l’accueil qu’elle offre aux différents interlocuteurs. Il est donc impératif que  le(la) télésecrétaire dispose d’un excellent relationnel. Ce métier demande également un grand sens de l’écoute, mais aussi de savoir s’adapter aux consignes. La discrétion est une autre qualité indispensable puisque ce professionnel sera tenu au fait de certaines données sensibles. Le poste de télésecrétaire demande également une grande disponibilité, mais aussi une bonne organisation pour ne pas se laisser facilement déborder par la charge de travail parfois assez importante. L’entreprise commanditaire peut en effet exiger la mise en place d’une permanence téléphonique par exemple.

Le mode de tarification

La formule tarifaire à adopter varie suivant la durée et la fréquence de la collaboration. Ainsi pour une collaboration sur le long temps, il convient de se tourner vers un prestataire proposant une tarification à l’heure. Une formule à la tâche est plus adaptée pour un contrat ponctuel. Il existe aussi une facturation au forfait, plus indiquée pour les besoins ponctuels et réguliers.

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