En vertu des dispositions légales en vigueur en Belgique, tous les immeubles constitués en copropriétés doivent être gérés par un syndic. Il peut être élu pour un mandat maximal de 3 ans. Dans certaines situations, il peut être de un an renouvelable.

Concernant sa nomination, elle se fait dans le cadre d’une assemblée générale. Il doit être désigné à la majorité absolue des copropriétaires présents ou représentés. Il convient également de préciser que le syndic peut être un bénévole ou un professionnel. Quoi qu’il en soit, leurs missions restent les mêmes.

Les missions administratives d’un syndic

Dans le cadre de l’exécution de leur travail, le syndic est amené à réaliser un certain nombre de tâches administratives. Il assure entre autres une mission de représentation de la copropriété auprès des différentes institutions, de la justice et des prestataires.

Le role du syndic dans une copropriété consiste également à établir la fiche synthétique de la copropriété. Il est aussi tenu de :

  • Mettre à jour la liste de tous les copropriétaires tout en indiquant leurs lots respectifs. L’état civil, domicile et adresse électronique de ces derniers doivent aussi être mentionnés dans cette liste.
  • Prendre en charge la conservation et l’entretien de l’immeuble.
  • Entreprendre les travaux de réparation nécessaire en cas d’urgence.
  • Embaucher les prestataires qui doivent réaliser des travaux au sein de l’immeuble
  • Gérer le personnel de la copropriété. Cela concerne notamment l’embauche et le débauchage des travailleurs.
  • Conserver les archives du syndicat des copropriétaires

gestion financière de l’immeuble

À noter également que le syndic doit organiser une assemblée générale des copropriétaires tous les ans. Il doit en convoquer une concernant :

  • La souscription d’une assurance responsabilité civile du syndicat des copropriétaires
  • La cession de la gestion des archives de la copropriété à une société spécialisée
  • La signature d’un contrat avec des entreprises ou des prestataires de service.

Il importe aussi de préciser que le syndic a un devoir d’information envers les copropriétaires en ce qui concerne les décisions prises dans le cadre d’une assemblée générale. Il se charge également de l’exécution des résolutions prises.

Les attributions financières d’un syndic de copropriété

En tant qu’administrateur d’une copropriété, le syndic est également chargé de la gestion financière de l’immeuble. Il est entre autres tenu d’établir le budget prévisionnel de la copropriété. En outre, il doit réaliser le compte du syndicat ainsi que leurs annexes. Il doit ensuite le soumettre à vos copropriétaires pour obtenir leur approbation.

Le syndic doit aussi ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété. Par là, il faut entendre que le titulaire du compte est le syndicat des copropriétaires. C’est son nom qui doit être affiché sur les relevés bancaires. Ce compte doit être utilisé pour recevoir toutes les sommes d’argent reçues au nom du syndicat des copropriétaires.

Dans le cadre de la gestion financière d’une copropriété, le syndic est également tenu de :

  • Gérer la comptabilité de l’immeuble
  • Établir un devis des travaux à entreprendre
  • Recouvrer les différentes charges auprès des copropriétaires.